Verantwortlich für die Datenerhebung ist:

Hochschule Niederrhein – University of Applied Sciences
gesetzlich vertreten durch den Präsidenten
Herrn Dr. Thomas Grünewald
Reinarzstraße 49
47805 Krefeld
Telefon: +49 (0)2151 822-0
Telefax: +49 (0)2151 822-3998
E-Mail: webmaster(at)hs-niederrhein.de

Hochschule Niederrhein – University of Applied Sciences
Prof. Dr. Timo Schwarzwälder
Hochschulinterne Datenschutzbeauftragte
Reinarzstraße 49
47805 Krefeld
E-Mail: Timo.Schwarzwaelder(at)hs-niederrhein.de

Hochschule Niederrhein – University of Applied Sciences
Hochschulbibliothek
Vizepräsidentin für Studium und Lehre, Prof. Dr.-Ing. Gudrun Stockmanns

Ansprechpartner:
Herr Frank Salmon
Richard-Wagner-Str. 140
41065 Mönchengladbach
E-Mail: bibliotheksleitung(at)hs-niederrhein.de

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftrage für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 38424-0
Telefax: +49 (0)211 38424-10
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

a. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei jedem Aufruf der Website werden durch den Browser personenbezogene Daten an den Server der Hochschule Niederrhein übermittelt (sog. Server-Logfiles). Wenn Sie die Website aufrufen erheben wir im Sinne der Datensparsamkeit nur die Daten, die technisch erforderlich sind, um Ihnen den Zugriff auf die Website zu ermöglichen. Es werden folgende Daten erhoben:

(1) IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
(2) Informationen über den Browsertyp und –version
(3) das verwendete Betriebssystem
(4) den Internet-Service-Provider
(5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs
(6) Websites, von denen das System der Nutzerin / des Nutzers auf diese Website gelangt
(7) Websites, die vom System der Nutzerin / des Nutzers über diese Website aufgerufen werden

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO. Für die Nutzung der aktiven Komponenten ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. e sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der Verwaltungs- und  Benutzungsordnung der Bibliothek der Hochschule Niederrhein in der jeweils gültigen Fassung.

c. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzenden zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzenden für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Protokolldaten erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Außerdem sind wir nach Art. 32 DSGVO zur Umsetzung der erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet und müssen dies auch nachweisen können (Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Die Nutzung der aktiven Komponenten ist erforderlich zur optimierten Darstellung der Webseiteninhalte sowie zur Nutzung der im Webangebot enthaltenen Dienste. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie bei Abschalten dieser Komponenten in Ihrem Browser möglicherweise entsprechende Webinhalte oder Dienste nicht mehr oder nur eingeschränkt nutzen können.

d. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens vierzehn Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzenden gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzenden keine Widerspruchsmöglichkeit.

a. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Hochschulbibliothek führt in ihrem Bibliothekssystem für jede nutzende Person ein Nutzerkonto, das mit der Bibliothekssoftware „Alma“ verwaltet wird. Das Nutzerkonto enthält alle Daten, die für die Nutzung der Bibliothek erforderlich sind, z.B. Titel und Leihfristen entliehener Medien, Vormerkungen, Bestellungen, Fernleihen, Gebühren, etc. Eine vollständige Aufführung der personenbezogenen Daten findet sich in der Verwaltungs- und Benutzungsordnung der Hochschulbibliothek in der jeweils gültigen Fassung.

Die Stammdaten der Nutzerkonten der Studierenden und Mitarbeitenden stammen aus dem Identity-Management der Hochschule, die Stammdaten externer Nutzenden werden in einem separaten System erfasst. Alle Stammdaten werden über automatisierte Mechanismen mit Alma synchronisiert. Der Zugriff auf das eigene Nutzerkonto erfolgt über die DigiBib, zur Anmeldung im Nutzerkonto wird das Identity-Management der Hochschule verwendet, die DigiBib wird dabei vom Hochschulbibliothekszentrum (hbz) betrieben. Die entsprechenden Hinweise zum Datenschutz finden sich unter https://hs-niederrhein.digibib.net/privacy-statement

Einzelne Funktionen des Nutzerkontos erfordern eine zusätzliche Authentifizierung: Bei der Ausleihe am Selbstbedienungs-Terminal und der Zahlung von Bibliotheksgebühren am Kassenautomaten können ist eine Authentifizierung mit Kennung und Passwort/PIN erforderlich, siehe § 4 Abs. 7 der Verwaltungs- und Benutzungsordnung der Hochschulbibliothek.

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung des Nutzerkontos anfallen, basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO.

c. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Nutzerkonto erfolgt im Einklang mit Art. 5 Abs. 1 lit. b und c DSVGO zweckgebunden und unter der Maßgabe der Datenminimierung. Anmelde-, Protokoll-, Nutzungsdaten werden zum Zwecke der Bereitstellung von gedruckten und elektronischen Informationen verarbeitet.

Die Nutzungsdaten werden darüber hinaus zum Zweck der Administration und Pflege des Systems, dem technischen Controlling, der Fehlersuche bei technischen Problemen oder der Klärung von Sicherheitsvorfällen verwendet.

d. Dauer der Speicherung

Das Nutzerkonto wird nach dem Ausscheiden aus der Hochschule gelöscht. Die Löschung / Anonymisierung der einzelnen Vorgänge erfolgt nach:

90 Tagen (Gebühren, Fernleihen)
60 Tagen (Ausleihe eines Buches)
30 Tagen (Bestellung aus anderer Zweigstelle)

(1) Übermittlung von Anschaffungsvorschlägen

a) Studierende

Studierende können der Bibliothek Literatur zur Anschaffung vorschlagen. Für die Bearbeitung der Bestellung und eine Benachrichtigung über den Abschluss der Bestellung werden folgende Daten verwaltet:

• Hochschul- oder Bibliothekskennung (benötigt für die Authentifizierung)
• Passwort für die Hochschul- oder Bibliothekskennung (benötigt für die Authentifizierung)
• Name der Bestellerin / des Bestellers (benötigt für die Bestellbearbeitung)
• Mailadresse der Bestellerin / des Bestellers (benötigt für die Bestellbearbeitung)
• Fachbereich (benötigt für die Bestellbearbeitung)
• Anzahl der im laufenden Jahr erfolgten Bestellungen (benötigt für die Bestellbearbeitung)

Nach Abschluss des Haushaltsjahres werden die Bestell-Daten gelöscht.

b) Mitarbeitende der Hochschule

Mitarbeitende können der Bibliothek Literatur zur Anschaffung vorschlagen. Für die Bearbeitung der Bestellung und eine Benachrichtigung über den Abschluss der Bestellung werden folgende Daten verwaltet:

• Hochschul- oder Bibliothekskennung (benötigt für die Authentifizierung)
• Passwort für die Hochschul- oder Bibliothekskennung (benötigt für die Authentifizierung)
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Fachbereich/Organisationseinheit
• Budgetstelle
• Kostenstelle

Nach Abschluss des Haushaltsjahres werden die Bestell-Daten gelöscht.

(2)  Nutzung eines Lernraums

Lernräume können von Studierenden und Mitarbeitenden für eine festgelegte Zeit reserviert werden. Verarbeitet werden die Hochschulkennungen und die jeweiligen Passwörter von zwei Personen, die einen Lernraum für eine bestimmte Zeit gemeinsam nutzen möchten. Wenn beide Hochschulkennungen aktiv sind, erfolgt eine Reservierung des Lernraums für den gewünschten Zeitraum. D.h. es werden folgende Daten verwaltet

• Hochschul- oder Bibliothekskennung beider Interessenten (benötigt für die Authentifizierung)
• Passwörter für die Hochschul- oder Bibliothekskennung beider Interessenten (benötigt für die Authentifizierung)
• Raum, der reserviert wird
• Zeitraum der Reservierung

Nach Ablauf der Reservierung werden die Reservierungs-Daten gelöscht.

(3) Anfrage an die Bibliothek per Mail / DigiAuskunft

Für Fragen, Feedback, etc. bietet die Bibliothek ein Formular an, über das Rückmeldungen als frei eingebbarer Text an die Bibliothek verschickt werden können. Die Eingaben kann anonym erfolgen. Wird eine Rückmeldung erwünscht, kann optional ein Name und eine E-Mail-Adresse angegeben werden. Für das Formular gelten die Hinweise zum Datenschutz der Hochschule https://www.hs-niederrhein.de/startseite/datenschutzhinweis/ , die Verarbeitung des eingehenden Mails erfolgt mithilfe der „DigiAuskunft“ des Hochschulbibliothekszentrums (Köln). Hierbei handelt es sich um ein Ticket-System auf Basis von OTRS, mit dem die eingehenden Anfragen bearbeitet werden. https://www.hbz-nrw.de/produkte/digiauskunft

(4)  Aufruf lizenzierter Services von zu Hause EZproxy/Shibboleth

Die Mehrzahl der lizenzierten digitalen Produkte kann sowohl auf dem Campus der Hochschule als auch von zu Hause genutzt werden. Für die Nutzung außerhalb des Campus ist eine Authentifizierung erforderlich, bei der eine Zugehörigkeit zur Hochschule nachgewiesen werden muss. Dies erfolgt durch in den meisten Fällen mithilfe des Produkts „EZproxy“ der Firma OCLC. Hierbei müssen die Hochschul- oder Bibliothekskennung und das zugehörige persönliche Passwort eingegeben werden. Der EZproxy leitet die Anfrage zur Prüfung der Hochschul- bzw. Bibliothekskennung an das Identity Management-System der Hochschule weiter und bei gültiger Berechtigung wird der Zugang zum lizenzierten Produkt freigeschaltet.

Für einzelne digitale Produkte erfolgt die Authentifizierung bei der Nutzung außerhalb des Campus direkt über das Identity Management der Hochschule. In diesen Fällen werden die Hochschul- bzw. Bibliothekskennung und das dazugehörige Passwort durch das Identity Management-System der Hochschule geprüft und bei gültiger Berechtigung wird der Zugang zum lizenzierten Produkt freigeschaltet.

 (5)  Nutzung der PCs in der Bibliothek

In der Bibliothek stehen PCs mit Zugang zum Internet und Office-Programmen zur Verfügung. Nutzende mit einer gültigen Hochschul- oder Bibliothekskennung können diese PC-Plätze nach vorheriger Anmeldung nutzen. Die Authentifizierung erfolgt durch das Identity Management-System der Hochschule (für Studierende und Mitarbeiter durch die Hochschulkennung und Passwort, bei externen Nutzern anhand der Bibliothekskennung und des Passwortes). Bei gültiger Hochschul- bzw. Bibliothekskennung kann der PC genutzt werden. Folgende Daten werden verarbeitet:

• Hochschul- bzw. Bibliothekskennung
• Passwort für die Hochschul- bzw. Bibliothekskennung
• Name/IP-Adresse des verwendeten PC
• Datum/Uhrzeit der PC-Nutzung

Die Daten werden nach 60 Tagen gelöscht.

(6) HSNR_ePublish

Bei der Durchführung der Datenverarbeitung fallen zwei Kategorien von personenbezogenen Daten an:

a) Personenbezogene Metadaten
b) IT-Nutzungsdaten
 

a) Personenbezogene Metadaten

Personenbezogene Metdadaten werden zum Zwecke der Verarbeitung und Nachnutzung von wissenschaftlichen Veröffentlichungen angelegt, verarbeitet und verbreitet. Die Metadaten werden in einer Datenbank abgelegt. Das Erfassen und die Verwaltung der Metdadaten obliegt der HSNR, die Verwaltung und Administration der Datenbank erfolgt durch das Zuse-Institut-Berlin (ZIB). Es werden je Personengruppe folgende Daten erhoben:

(1) Alle personenbezogenen Daten, welche sich aus einem ggf. eingereichten Volltext herauslesen lassen können.
(2) Namen und Vornamen der am Werk beteiligten Personen (Autor*innen, Herausgeber*innen)
(3) Namen und Vornamen der Gutachter*innen/Betreuer*innen (nur bei studentischen Arbeiten und Dissertationen)
(4) E-Mail-Adressen der beteiligten Personen (werden nicht veröffentlicht)
(5) ORCID-ID der beteiligten Personen (sofern vorhanden)
(6) Angabe zum Fachbereich, zu der die veröffentlichende(n) Person(en) zählt/zählen
(7) Titel und Art der Publikation sowie deren Erscheinungsdatum, Abstract
(8) URN (automatisierte Vergabe)
(9) ISBN/ISSN/DOI des Verlags (falls vorhanden)
(10) Bereitstellung eines Metadaten-Exports für Literaturverwaltungssoftware (BibTex, RIS)
(11) Bei reiner Metadatenerfassung – Link zur Originalpublikation (falls vorhanden)
(12) Speicherung der PDF-Datei mit den darin hinterlegten Metadaten (falls vorhanden)

Dauer der Speicherung: Die Veröffentlichungsentscheidung unterliegt der Freiwilligkeit im Sinne des Art. 12 und Art. 13 DSGVO, so dass ein Widerruf des Veröffentlichungsvorhabens jederzeit ausgesprochen werden kann. Damit verbunden wird die Löschung der Metadaten und Volltexten (sofern vorhanden) vorgenommen.
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Für einen Widerspruch kontaktieren Sie bitte: ePublish@hs-niederrhein.de 

b) IT-Nutzungsdaten

Bei jedem Aufruf der Website werden durch den Browser personenbezogene Daten an den Server des ZIB (sog. Server-Logfiles) gesendet. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO zu Zwecken der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und die Verarbeitung von Zugriffen auf die Web-Server. Es werden folgende Daten erhoben:

(1) IP-Adresse des anfordernden Rechners
(2) Datum und Uhrzeit der Anforderung
(3) vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
(4) vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (z. B. Dateiname)
(5) Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt, etc.)
(6) URL, von der aus die Datei angeforderter/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
(7) Browser-Kennung
(8) Session-Cookies

Dauer der Speicherung: Die protokollierten Daten werden für die Dauer von vier Wochen gespeichert und dann gelöscht, es sei denn, ein erkannter Web-Angriff führt zu einer zivil- und strafrechtlichen Verfolgung des Angreifers.
Weiterhin erfolgt für statistische Zwecke die Verarbeitung von IP-Adressen. Es werden folgende Daten erhoben:

(1) Die protokollierten IP-Adressen werden für die Auswertung von Nutzerzugriffen auf den Dokumentenserver weiterverarbeitet.
(2) Es werden die Anzahl der Download eines Dokumentes sowie die Zugriffe auf die Frontdoor ausgewertet.
(3) Die IP-Adressen werden vor der Verarbeitung pseudonymisiert.

Dauer der Speicherung: Die protokollierten Daten werden für die Dauer von einem Monat gespeichert und dann gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzenden keine Widerspruchsmöglichkeit.

Diese Hinweise zum Datenschutz sind aktuell gültig und haben den Stand 14.01.2025.